Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

Tämä on IROResearch Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

Yritys, IRO Research Oy tutkimustoimisto, Sörnäistenkatu 1, 00530 HELSINKI

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Mikko Vikstedt, Puh. 09-7740 600, tietosuojavastaava@iro.fi

3. Rekisterin nimi

Tutkitusti Hyvä Kesäduuni -tutkimuksen henkilötietorekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tutkimuksen suorittaminen. Tutkimusten tarkoituksena on selvittää organisaation kesätyössä olevan henkilöstön käsityksiä työnantajasta. Kyselytutkimusten vastauksista muodostuvan tutkimusaineiston pohjalta tehdään tilastoanalyysiä ja tilastollista päättelyä. Tutkimusaineistoista muodostetaan tutkimusraportteja. Tutkimusaineistoa voidaan käyttää jatkossa vertailemiseen suhteessa vastaavien kyselytutkimusten tutkimusaineistoihin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Tutkimukseen kutsutaan sähköpostilla vastaamaan nettiselainpohjaiseen kyselyohjelmaan. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

– sukupuoli

– ikäryhmä

– koulutus

– tehtävätaso organisaatiossa

– maakunta sekä työpaikan postinumero

– tutkimusaineisto

Lisäksi sähköpostiosoite mikä haluaa osallistua arvontaan.

Palveluntarjoajan palvelualusta käyttää toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja kerää niiden avulla alla esitettyjä tietoja. Nämä evästeet liittyvät palvelun toiminnallisuuden ja laadun seurantaan.

Evästeihin kirjautuu tietoa ohjelmaan kirjautumisen avuksi. Kaikki tieto on

– lomakepohjaiset kirjautumisen todennustiedot (pitkä merkkijonosarja)

– tietoa mahdollisesta edellisestä kirjautumisesta (onko tiliperusteinen vai haastattelu True/False)

– sessio id (pitkä merkkijonosarja)

– päätelaite id (numero esim 0)

– tunnus estää Cross-Site Request Forgery –hyökkäykset (pitkä merkkijonasarja)

– tietokantaistunnon tunnus (pitkä merkkijonosarja)

– tietoa jos haastatelua halutaan jatkaa niin ohjelma osaa ohjautua oikein (pitkä merkkijonosarja)

Ohjelma tallentaa istuntotietona dataan (kun haastattelun tekeminen alkaa seuraavat tiedot:

– ID

– salasana

– tutkimuksen nimitieto

– kieli

– viimeinen päivä kun haastattelua on tehty

– viimeinen viikko kun haastattelua on tehty

– viimeinen haastattelun aloitusaika

– session kesto sekunteina

– session kesto minuutteina

– viimeinen kysymys johon vastaus

– yhteyskertojen määrä

– totaali kesto sekunteina

– päätelaiteluokka

– käyttöjärjestelmä

– käyttöjärjestelmä versio

– selain

– selain versio

– tutkimuslinkki

Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista ja vastaaja voi valita, mitkä yksilöintitiedot hän antaa ja mihin kysymyksiin hän vastaa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhteystietojen tietolähteenä käytetään Asiakkaan työntekijöiden henkilörekisteriä

7. Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään siihen saakka, kun tutkimukset ovat valmistuneet mutta enintään 31.12.2025 saakka.

8. Tietojen käsittely

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. IRO Research Oy (Y-tunnus 0810550-1) toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja Voxco (ohjelmistotoimittaja/pilvipalvelu) ja Microsoft Azure Datacenter (pilvipalvelu) käsittelijöinä. Henkilötiedot säilytetään lähtökohtaisesti EU/Eta-valtioiden alueella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12. Mihin rekisteröity voi ottaa yhteyttä?

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojalausekkeesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle (tietosuojavastaava@ iro.fi). Yhteydenoton voi myös tehdä henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Iro research Oy Tutkimustoimisto

Tietosuojavastaava

Sörnäistenkatu 1, 00530 Helsinki